March 10, 2018

Cómo funciona la comunicación cuando trabajamos en remoto

Si no está documentado, nunca pasó

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How remote communication works, English version

Para ser fiable en remoto: sigue tu propio horario

Una de las ventajas de trabajar en remoto es que normalmente va acompañado de poder elegir tu propio horario. Esto no es tan fácil como suena. Tus horas trabajando afectan directamente a la comunicación con tu equipo o tu cliente.

Elige las horas que mejor te vengan, y repite tu propio horario diariamente. Cuéntale a tus compañeros cuándo vas a estar disponible para que todo el mundo sepa cuándo se puede contar contigo y cuándo no. Una rutina es la mejor amiga de toda persona que teletrabaja.

Imagina estos dos escenarios: 👉 Una persona A que trabajó 10 horas el lunes, 2 el martes, ninguna el miércoles, y 12 horas el jueves y el viernes. Y cada día empezó a trabajar a una hora diferente.

👉 Una persona B que trabaja de lunes a viernes las mismas seis horas y media, siempre trabaja desde la 1 de la tarde y hasta las siete y media.

Imagina que has trabajado con ambas persons en el pasado. A y B son igualmente buenas en su trabajo. A quién volverías a contratar? Solo vas a confiar en encontrar a una hora concreta a una de ellas. No es que no te fíes de A, sino que B no te hará pensar en cuándo puedes encontrarle y cuando no.

Completa tus mensajes en remoto y ahórrale tiempo a todos

La comunicación en remoto es a menudo asíncronica, es decir, puede ocurrir que los interlocutores no estén conectados al mismo tiempo. Para mí, trabajar con gente que vive en otros husos horarios y otras partes del mundo es parte de la belleza de trabajar en remoto.

Aprende nuevas maneras de interrumpir menos a tus compañeros.

Si tienes una pregunta, primero intenta encontrar la respuesta en internet o en la documentación interna de la compañía. Pasarás el mismo tiempo esperando la respuesta que buscándolo tú mismo, pero no gastarás el tiempo de otros. Si no encuentras la respuesta, entonces pregúntale directamente a la persona encargada de esa decisión.

In tenta imaginarte la conversación completa y ofrece una lista de opciones concretas a tu interlocutor.

Si, por ejemplo, tienes que crear una reunión con Sara en el calendario, tendréis que estar de acuerdo en la hora, el día, el sitio de la reunión, el formato (por chat, por videollamada). Pero resulta que Sara vive a siete horas de ti, y vuestros horarios difícilmente se solapan.

Proponer una reunión

👎 ¡Hola, Sara! Me gustaría contarte algo sobre el proyecto del sistema de diseño. Cuándo estarás disponible?

👍 ¡Hola, Sara! Me gustaría que priorizáramos los próximos tres meses en el proyecto del sistema de diseño. Podríamos hablar de ello el martes a mis 5 de la tarde, tus 12 de la mañana? Creo que no nos llevará más de 30 minutos.

El segundo ejemplo se puede añadir al calendario en ese mismo momento. Si Sara es igual de eficiente que tú, aceptará y creará el evento en el calendario de las dos, porque ella ya tiene la información de cuándo tú estarás disponible.

Las listas de tareas en remoto: no dejes que una pregunta sin responder impida seguir con tu día.

Normalmente tengo una lista escrita con todas las preguntas y comentarios que surgen durante el día y las mando todas a la vez en una lista cerrada. Cuando tus compañeros de trabajo estén concentrados en responder cosas, podrán hacerlo con todas a la vez. No hará falta interrumpir a tus compañeros cada vez que te surja algo. Estar concentrado no es una tarea fácil, ni para ti ni para ellos.

Cuando estés planeando tu día, ten en cuenta que surgirán preguntas durante dicho plan. Ten un plan B preparado para esos casos, con una lista de tareas que no dependa de terceros para realizarse.

En mi caso, normalmente tengo un listado con grandes cosas que necesitan ser pensadas durante un tiempo, y una lista con pequeñas tareas que no dependen de nadie o no tienen una fecha y una hora en la que tienen que estar hechas.

Ya que estás aquí, añade ‘documentación’ a tu lista.

Documentar es clave para todo equipo que trabaje en remoto

Escribe las decisiones tomadas en los proyectos en los que estás, apunta los planes para cada cosa. Evitarás pasar dos o tres meses después por exactamente la misma conversación.

Conlleva un poco de tiempo acostumbrarse, pero a la larga merece la pena. Guarda la información en algún lugar en el que sea fácil buscarla después.

En un mundo ideal todos los del equipo tendréis la misma forma de catalogar la información, por ejemplo, con las notas tomadas durante una reunión.

A veces sabes el contexto o los por qués de cada detalle de un proyecto en el que has estado trabajando un tiempo, pero no puedes asumir que todos tienen toda esa información cuando argumentan sus decisiones. Esta es una de las mejores razones para documentar cosas, que cualquiera puede entrar y salir de un proyecto y ponerse al día rápidamente.

La ironía no funciona en remoto

Cuando trabajas en remoto, las palabras que eliges, tu tono, lo a menudo que hablas, y otros aspectos de tu comunicación le dan forma a la imagen que otros tienen de ti

Evita el uso de la ironía o del doble sentido. Los textos escritos no tienen entonación. Estarás pensando ‘¡obvio!’ pero no todo el mundo lo recuerda. Los tweets, por ejemplo, son malinterpretados muy a menudo.

Este estudio sobre el uso de la ironía en Twitter muestra cómo la ironía sólo la detectan las personas que han visto a la persona poner opiniones contrarias a lo escrito.

La ironía en remoto solo funciona si el otro te conoce bien.

Los emojis son tus expresiones en el remoto

Los gestos y microexpresiones no existen cuando tu comunicación es, sobre todo, escrita. Y, solo existirán en la mente de otros, si lo expresas implícitamente.

El cómo otros nos perciben está ligado directamente a lo que compartimos con ellos. No hace falta que compartas todo lo que haces, pero no te olvides de mostrar que eres persona por encima de trabajadora.

Uno de mis lemas para la comunicación en remoto es: Cada vez que alguien cuente algo que no tiene que ver con el trabajo, reacciona. Es decir: cada imagen de un gatito necesita su emoji de ojos con estrellas.

Los emojis y los GIFs animados ayudan a formar tu imagen más allá de la pantall, y son una forma perfecta de hacerle saber a tus compañeros que tienes interés en lo que cuentan, y contar tus propios intereses.

Resumen: Seis consejos para la comunicación en remoto

  1. Fiarse en remoto: sigue tu propio horario.
  2. La comunicación en remoto no es siempre instantánea
  3. Interrumpe a otros como te gustaría que te interrumpierana a ti.
  4. Documenta, documenta, documenta.
  5. Tu imagen depende de cómo te expresas. Evita malentendidos.
  6. Recuerda usar emojis 🐱 + 🤩
remote ES
April 20, 2017

Case Study: RoomManager

After six months redesigning every aspect of PosterDigital, a ten-year-old software to control digital signage screens, it was time to create a new product

Main Goal

Creating a plug-and-play service for offices improving the communication and management of meeting rooms attached to the calendar software already in use.

Contexts of Use

Someone with limited technical skills has to be able to set up the system on his or her first try: connect the screens and link the calendar solution they use with PosterDigital management software.

Someone in need of a meeting room is looking for one available.

Someone busy, who walks by about to attend a meeting, must find the useful information he or she is looking for and understand it in less than a minute:

  • When does the meeting start?
  • How long is it?
  • Who set it up?
  • What is it about?
  • Will any other meeting take place afterwards?

Needs

Setting up the system had to be plug-and-play as the user in charge of it would ideally connect screens and calendars just once. Also, the user could be not technically proficient.

Design must be responsive because small digital signage screens come in different resolutions and ratios.

All the UI elements should work both in touch and no-touch screens as clients will buy their own screen solutions.

Restrictions

The underlying software solution was an adaptation of the existing PosterDigital management software for big screens–see the picture above–, not and ad hoc development.

The user’s attention must be divided among two screens at once. Binding the screens to the system had to be done directly on them, not from PosterDigital management software.

Connecting calendars happens on a new window, provided by the calendar service. It was important to catch back the user’s attention.

A single linking process design for calendar software solutions had to work with Google Calendar, Microsoft Exchange and Lotus Notes.

Time: 3 weeks.

Hierarchy

Meetings have several information elements attached to it: What time does it start? How long it is? What is it about? Who’s the organizer? Who are the attendees? Given the contexts of use stated before, I realised this was too much information to be read at a glance.

I decided to design an information hierarchy for three different reading distances–with their attention spans–.

I used a two color scheme to tell the availabity of the rooms. At a distance, without even being able to read properly, the user is able to know which room is free and which one is not. As this product had to be released for any kind of office setting, the colors were subtle and easy to integrate in any environment, but also different enough to be easily distinguished.

The user who gets closer to a–grey background–busy room is looking for a meeting he has to attend. The subject of the meeting is the first readable thing.

The user who gets closer to a–green background–available room is looking to occupy a free room for a meeting that just came up. The bigger piece of information after ‘Available’ is until what time is it available.

What time is it, the name of the room, who is organizing the meeting, etc. are shown in smaller text body so it doesn’t add noise in the aforementioned situations and are only meaningful for those who actively choose to read it.

Onboarding

PosterDigital is a vast platform with lots of features to cover a wide range of usage scenarios with multiple variables. Deciding which pieces would be included in RoomManager was not a small feat.

RoomManager administration was thought to be used just once. I decided the process would be a step-by-step onboarding for the entire set up:

  • Bind the screens
  • Link the administration platform to a calendar solution
  • Link screens to calendars–rooms–
  • Schedule all the screens at once
  • Upload the company logo

The onboarding was tricky because things happen elsewhere twice: The binding of the screens has to be done on the screens themselves, and linking the calendar solution has to be done via its software provider own process. This forced me to build an onboarding process with two exit points on where grab the user’s attention back.

RoomManager onboarding process was so useful I was asked to design an extended version for PosterDigital’s platform.

White background

More than half of the screen background would change color depending on the availability of the room.

Companies usually have their logo on a JPG or other graphic file over white background.

Placing the company logo over the white background area of the screen eases the task as not every company has its logo with transparent background.

Touchscreen

Every single information likely to be edited in the future must be big enough for the average fingerprint. That was not a fixed size, as RoomManager is compatible with almost every screen in the market. Everything was built with relative size units.

Cutting developing time

With two screens being used simultaneously during the binding process, the user’s divided attention would be both on the digital signage screen being binded and on the computer one.

As we already had PosterDigital’s set up video tutorials by brand on YouTube, my original design was to detect the brand of the screen being binded and embed the suitable video tutorial accordingly on the computer screen during the on boarding process.

This was a good idea but it would have taken too much development time. Not being part of the core product I changed it to a picture of PosterDigital standard set up video tutorial and link it to theYouTube channel containing all of them instead.

RoomManager in Real Life

RoomManager at the office

Tecnilogica by Accenture offices uses RoomManager for managing its meeting rooms.

RoomManager adaptation for hotel event rooms

The purpose of RoomManager Hospitality was including commercials between events and having different templates for three different kindS of events. The biggest challenge was creating a schedule including an indeterminate number of rooms and show the kind of event taking place.

RoomManager Directory Screens

Directory Screens are portrait big screens with the information of all the rooms in the area. I added a customization for sign posting the rooms direction on the onboarding.

The picture on the right shows the first functional test.

RoomManager promotional material

I adapted the online promotional content to brochures, videos and a stand for the ISE–Integrated System Europe–, the world’s largest AV and systems integration show.

product-design