Cómo funciona la comunicación cuando trabajamos en remoto
Si no está documentado, nunca pasó
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How remote communication works, English version
Para ser fiable en remoto: sigue tu propio horario
Una de las ventajas de trabajar en remoto es que normalmente va acompañado de poder elegir tu propio horario. Esto no es tan fácil como suena. Tus horas trabajando afectan directamente a la comunicación con tu equipo o tu cliente.
Elige las horas que mejor te vengan, y repite tu propio horario diariamente. Cuéntale a tus compañeros cuándo vas a estar disponible para que todo el mundo sepa cuándo se puede contar contigo y cuándo no. Una rutina es la mejor amiga de toda persona que teletrabaja.
Imagina estos dos escenarios: 👉 Una persona A que trabajó 10 horas el lunes, 2 el martes, ninguna el miércoles, y 12 horas el jueves y el viernes. Y cada día empezó a trabajar a una hora diferente.
👉 Una persona B que trabaja de lunes a viernes las mismas seis horas y media, siempre trabaja desde la 1 de la tarde y hasta las siete y media.
Imagina que has trabajado con ambas persons en el pasado. A y B son igualmente buenas en su trabajo. A quién volverías a contratar? Solo vas a confiar en encontrar a una hora concreta a una de ellas. No es que no te fíes de A, sino que B no te hará pensar en cuándo puedes encontrarle y cuando no.
Completa tus mensajes en remoto y ahórrale tiempo a todos
La comunicación en remoto es a menudo asíncronica, es decir, puede ocurrir que los interlocutores no estén conectados al mismo tiempo. Para mí, trabajar con gente que vive en otros husos horarios y otras partes del mundo es parte de la belleza de trabajar en remoto.
Aprende nuevas maneras de interrumpir menos a tus compañeros.
Si tienes una pregunta, primero intenta encontrar la respuesta en internet o en la documentación interna de la compañía. Pasarás el mismo tiempo esperando la respuesta que buscándolo tú mismo, pero no gastarás el tiempo de otros. Si no encuentras la respuesta, entonces pregúntale directamente a la persona encargada de esa decisión.
In tenta imaginarte la conversación completa y ofrece una lista de opciones concretas a tu interlocutor.
Si, por ejemplo, tienes que crear una reunión con Sara en el calendario, tendréis que estar de acuerdo en la hora, el día, el sitio de la reunión, el formato (por chat, por videollamada). Pero resulta que Sara vive a siete horas de ti, y vuestros horarios difícilmente se solapan.
Proponer una reunión
👎 ¡Hola, Sara! Me gustaría contarte algo sobre el proyecto del sistema de diseño. Cuándo estarás disponible?
👍 ¡Hola, Sara! Me gustaría que priorizáramos los próximos tres meses en el proyecto del sistema de diseño. Podríamos hablar de ello el martes a mis 5 de la tarde, tus 12 de la mañana? Creo que no nos llevará más de 30 minutos.
El segundo ejemplo se puede añadir al calendario en ese mismo momento. Si Sara es igual de eficiente que tú, aceptará y creará el evento en el calendario de las dos, porque ella ya tiene la información de cuándo tú estarás disponible.
Las listas de tareas en remoto: no dejes que una pregunta sin responder impida seguir con tu día.
Normalmente tengo una lista escrita con todas las preguntas y comentarios que surgen durante el día y las mando todas a la vez en una lista cerrada. Cuando tus compañeros de trabajo estén concentrados en responder cosas, podrán hacerlo con todas a la vez. No hará falta interrumpir a tus compañeros cada vez que te surja algo. Estar concentrado no es una tarea fácil, ni para ti ni para ellos.
Cuando estés planeando tu día, ten en cuenta que surgirán preguntas durante dicho plan. Ten un plan B preparado para esos casos, con una lista de tareas que no dependa de terceros para realizarse.
En mi caso, normalmente tengo un listado con grandes cosas que necesitan ser pensadas durante un tiempo, y una lista con pequeñas tareas que no dependen de nadie o no tienen una fecha y una hora en la que tienen que estar hechas.
Ya que estás aquí, añade ‘documentación’ a tu lista.
Documentar es clave para todo equipo que trabaje en remoto
Escribe las decisiones tomadas en los proyectos en los que estás, apunta los planes para cada cosa. Evitarás pasar dos o tres meses después por exactamente la misma conversación.
Conlleva un poco de tiempo acostumbrarse, pero a la larga merece la pena. Guarda la información en algún lugar en el que sea fácil buscarla después.
En un mundo ideal todos los del equipo tendréis la misma forma de catalogar la información, por ejemplo, con las notas tomadas durante una reunión.
A veces sabes el contexto o los por qués de cada detalle de un proyecto en el que has estado trabajando un tiempo, pero no puedes asumir que todos tienen toda esa información cuando argumentan sus decisiones. Esta es una de las mejores razones para documentar cosas, que cualquiera puede entrar y salir de un proyecto y ponerse al día rápidamente.
La ironía no funciona en remoto
Cuando trabajas en remoto, las palabras que eliges, tu tono, lo a menudo que hablas, y otros aspectos de tu comunicación le dan forma a la imagen que otros tienen de ti
Evita el uso de la ironía o del doble sentido. Los textos escritos no tienen entonación. Estarás pensando ‘¡obvio!’ pero no todo el mundo lo recuerda. Los tweets, por ejemplo, son malinterpretados muy a menudo.
Este estudio sobre el uso de la ironía en Twitter muestra cómo la ironía sólo la detectan las personas que han visto a la persona poner opiniones contrarias a lo escrito.
La ironía en remoto solo funciona si el otro te conoce bien.
Los emojis son tus expresiones en el remoto
Los gestos y microexpresiones no existen cuando tu comunicación es, sobre todo, escrita. Y, solo existirán en la mente de otros, si lo expresas implícitamente.
El cómo otros nos perciben está ligado directamente a lo que compartimos con ellos. No hace falta que compartas todo lo que haces, pero no te olvides de mostrar que eres persona por encima de trabajadora.
Uno de mis lemas para la comunicación en remoto es: Cada vez que alguien cuente algo que no tiene que ver con el trabajo, reacciona. Es decir: cada imagen de un gatito necesita su emoji de ojos con estrellas.
Los emojis y los GIFs animados ayudan a formar tu imagen más allá de la pantall, y son una forma perfecta de hacerle saber a tus compañeros que tienes interés en lo que cuentan, y contar tus propios intereses.
Resumen: Seis consejos para la comunicación en remoto
- Fiarse en remoto: sigue tu propio horario.
- La comunicación en remoto no es siempre instantánea
- Interrumpe a otros como te gustaría que te interrumpierana a ti.
- Documenta, documenta, documenta.
- Tu imagen depende de cómo te expresas. Evita malentendidos.
- Recuerda usar emojis 🐱 + 🤩